Wer eine polnische Pflegekraft anmelden muss, hängt vom Vertrag ab. Stellen Sie die Betreuungskraft selbst an, sind Sie Arbeitgeber und melden sie bei Krankenkasse, Unfallversicherung und Finanzamt an. Bei einer Entsendung meldet das polnische Unternehmen, und Sie prüfen die A1-Bescheinigung. Bei echter Selbstständigkeit kümmert sich die Betreuungskraft selbst um Gewerbe und Steuern. Für die häusliche Betreuung gilt also: Erst klären Sie das Modell, dann die Pflichten.
Fehlt eine Anmeldung, wird es teuer. Sie riskieren Bußgelder, Nachzahlungen und im Unfall eine Haftung für Behandlungskosten. Mit den richtigen Unterlagen ist die Betreuung zuhause dagegen gut planbar, und Sie wissen von Anfang an, wer welche Meldung abgibt.
Wenn Sie Ihre Situation einordnen möchten oder Unterstützung bei der Suche nach Pflegekräften aus Polen wünschen, sprechen Sie uns gern an. Gemeinsam klären wir, welches Modell zu Ihrer Familie passt.
Das Wichtigste in Kürze
- Das Beschäftigungsmodell legt fest, wer welche Anmeldung übernimmt.
- Als direkter Arbeitgeber melden Sie Sozialversicherung, Unfallversicherung und Lohnsteuer selbst.
- Auch nach der Anmeldung gelten Mindestlohn, Arbeitszeitgrenzen und klare Aufgabengrenzen.
Wer übernimmt die Anmeldung bei welchem Beschäftigungsmodell?
Die Anmeldung liegt beim Arbeitgeber, und der ist je nach Modell Ihre Familie, ein polnisches Unternehmen oder die Betreuungskraft selbst. Eine Arbeitserlaubnis brauchen polnische Staatsangehörige nicht, und einige Unterlagen sollten Sie in jedem Fall vor dem ersten Tag sammeln.
Direktanstellung, Entsendung und Selbstständigkeit: Zuständigkeiten im Vergleich
Für die Beschäftigung polnischer Pflegekräfte gibt es drei legale Wege. Im Arbeitgebermodell schließen Sie den Arbeitsvertrag selbst. Im Entsendemodell bleibt die Betreuungskraft bei einer Firma in Polen angestellt. Bei der Selbstständigkeit führt die Betreuungskraft ein eigenes Gewerbe.
| Aufgabe | Direktanstellung | Entsendung | Selbstständigkeit |
|---|---|---|---|
| Arbeitgeber | Ihre Familie | Polnische Firma | Keiner |
| Sozialversicherung | Deutschland, Meldung durch Sie | Polen, nachgewiesen per A1 | Eigene Absicherung |
| Lohnsteuer | Sie führen ab | Polnische Firma | Betreuungskraft selbst |
| Unfallversicherung | Sie melden an | Polnische Firma | Betreuungskraft selbst |
| Ihre Kernpflicht | Alle Meldungen | A1 prüfen und abheften | Status prüfen |
Bei der Entsendung entfallen für den Pflegebedürftigen die Arbeitgeberpflichten. Sie sind Kunde und schließen meist zwei Verträge: einen mit dem polnischen Dienstleister und einen mit der deutschen Vermittlung.
Brauchen polnische Staatsangehörige eine Arbeitserlaubnis?
Nein. Polen gehört zur EU, und dank der Arbeitnehmerfreizügigkeit dürfen polnische Pflegekräfte in Deutschland ohne Arbeitserlaubnis im Privathaushalt arbeiten. Das gilt für alle drei Modelle.
Anders ist es bei Personen aus Nicht-EU-Ländern. Drittstaatsangehörige benötigen einen Aufenthaltstitel, der eine Beschäftigung erlaubt. Hat Ihre Betreuungskraft also einen anderen Pass, prüfen Sie den Aufenthaltsstatus vor Vertragsschluss.
Für Pflegefachkräfte mit Examen kommt die Anerkennung des Berufsabschlusses hinzu. Für die reine Betreuung im Haushalt ist sie nicht nötig. Welche persönlichen Anforderungen sonst wichtig sind, lesen Sie bei den Voraussetzungen für eine polnische Pflegekraft.
Welche Unterlagen sollten Familien vor Betreuungsbeginn bereithalten?
Legen Sie vor dem ersten Tag einen Ordner an. Je nach Modell gehören diese Dokumente hinein:
- Kopie von Personalausweis oder Reisepass der Betreuungskraft
- Arbeitsvertrag (Direktanstellung) oder Dienstleistungsvertrag (Entsendung, Selbstständigkeit)
- A1-Bescheinigung bei Entsendung oder grenzüberschreitender Selbstständigkeit
- Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer bei Direktanstellung
- Gewerbeanmeldung und Steuernummer bei Selbstständigkeit
- Wohnungsgeberbestätigung, falls eine Meldung beim Einwohnermeldeamt nötig ist
- Aufgabenbeschreibung und Absprachen zu Arbeitszeiten
Bewahren Sie die Unterlagen so auf, dass Sie sie bei einer Kontrolle durch den Zoll schnell vorlegen können.
Direktanstellung: So erledigen Sie die Arbeitgeber-Anmeldungen
Als direkter Arbeitgeber erledigen Sie vier Schritte: Vertrag und Daten sammeln, Betriebsnummer und Unfallversicherung klären, die Krankenkasse informieren und die Lohnabrechnung einrichten. Wer diese Reihenfolge einhält, erfüllt die wichtigsten Arbeitgeberpflichten fristgerecht.
Arbeitsvertrag, Versicherungsdaten und Steuer-ID vorbereiten
Ein schriftlicher Vertrag schützt beide Seiten. Regeln Sie darin das Arbeitsentgelt, die Arbeitszeit und den Urlaub. Halten Sie auch Aufgaben, Kost und Logis sowie Kündigungsfristen fest.
Für die Anmeldung brauchen Sie diese Daten Ihrer Betreuungskraft:
- vollständiger Name, Geburtsdatum und Adresse
- deutsche Sozialversicherungsnummer (falls vorhanden)
- Steuer-Identifikationsnummer
- gewählte Krankenkasse
Ihr Mitarbeiter gibt Ihnen eine Mitgliedsbescheinigung seiner Krankenkasse sowie eine Kopie des Sozialversicherungsausweises. Hat die Betreuungskraft noch keine deutsche Versicherungsnummer, vergibt die Rentenversicherung sie bei der ersten Anmeldung automatisch. Mehr zum Ablauf finden Sie im Ratgeber, wie Sie eine Pflegekraft aus Polen privat anstellen.
Unfallversicherung klären und Betriebsnummer beantragen
Ohne Betriebsnummer ist keine Meldung möglich. Die Betriebsnummer ist Voraussetzung für die Meldung zur Sozialversicherung und zur Berufsgenossenschaft. Sie beantragen sie online beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit, auch als Privathaushalt.
Danach melden Sie Ihre Betreuungskraft bei der gesetzlichen Unfallversicherung an. Für Privathaushalte ist meist die Unfallkasse Ihres Bundeslandes zuständig. Die Beiträge zahlen Sie allein, ein Abzug vom Lohn ist nicht erlaubt.
Diese Versicherung greift bei Unfällen im Haushalt und auf dem Arbeitsweg. Fehlt die Anmeldung, kann die Unfallkasse Kosten von Ihnen zurückverlangen.
Die Betreuungskraft bei der Krankenkasse zur Sozialversicherung anmelden
Verdient Ihre Betreuungskraft mehr als die Minijob-Grenze, besteht volle Sozialversicherungspflicht. Die Anmeldung bei der Krankenkasse übernimmt dann alle Zweige: Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die Krankenkasse zieht die Sozialversicherungsbeiträge ein und verteilt sie.
Melden Sie den Beginn mit der ersten Lohnabrechnung, spätestens aber sechs Wochen nach Arbeitsbeginn. Die Meldung erfolgt elektronisch. Beitragsnachweise dürfen Arbeitgeber nur online über systemgeprüfte Abrechnungsprogramme oder über Ausfüllhilfen wie das SV-Meldeportal übermitteln.
Wichtig für die Planung: Eine Person kann immer nur dem Sozialversicherungssystem eines einzigen Landes angehören. Arbeitet Ihre Betreuungskraft nur bei Ihnen in Deutschland, ist das deutsche System zuständig.
Lohnsteuer und laufende Lohnabrechnung einrichten
Jeden Monat behalten Sie Lohnsteuer und Arbeitnehmeranteile ein und führen sie ab. Die Lohnsteuer melden Sie beim Finanzamt an. Über die Steuer-ID rufen Sie die Steuerklasse elektronisch ab.
Für Privathaushalte lohnt sich oft ein Steuerbüro oder ein Lohnbüro. Es übernimmt:
- monatliche Lohnabrechnung
- Beitragsnachweise an die Krankenkasse
- Lohnsteuer-Anmeldung beim Finanzamt
- Jahresmeldungen und Abmeldung bei Vertragsende
Die Kosten dafür können Sie zusammen mit dem Lohn als haushaltsnahe Beschäftigung steuerlich geltend machen.
Wann ist die Anmeldung als Minijob im Privathaushalt möglich?
Ein Minijob passt nur zu einer stundenweisen Unterstützung, für eine im Haushalt lebende Betreuungskraft ist er ungeeignet. Entscheidend sind die Verdienstgrenze, der Mindestlohn und die Frage, wie gut die Person ohne eigene Krankenversicherung abgesichert ist.
Verdienstgrenze 2026 und zulässigen Stundenumfang berechnen
Ein Minijob im Haushalt liegt vor, wenn der Verdienst durchschnittlich maximal bei 603 Euro im Monat liegt. Zur haushaltsnahen Tätigkeit zählt auch die Betreuung alter und pflegebedürftiger Menschen.
Der gesetzliche Mindestlohn liegt bei 13,90 Euro pro Stunde. So rechnen Sie die erlaubten Stunden aus:
- 603 Euro ÷ 13,90 Euro = rund 43 Stunden im Monat
- das sind etwa 10 Stunden pro Woche
Zahlen Sie mehr als den Mindestlohn, sinkt die Stundenzahl. Eine Haushaltshilfe für einige Vormittage passt in dieses Modell. Wie sich Aufgaben und Kosten einer Haushaltshilfe von denen einer Betreuungskraft unterscheiden, zeigt der Vergleich Haushaltshilfe vs. Pflegekraft.
Haushaltsscheck bei der Minijob-Zentrale einreichen
Die Anmeldung läuft über den Haushaltsscheck. Sie geben Name, Adresse und, falls bekannt, die Rentenversicherungsnummer der Hilfe an. Fehlende Angaben können Sie nachreichen.
Haben Sie noch keine Betriebsnummer, lassen Sie das Feld frei. Die Minijob-Zentrale vergibt eine Betriebsnummer und schickt sie per Post. Ihre eigene Steuernummer müssen Sie dagegen immer eintragen.
Weitere Punkte im Überblick:
- Frist: spätestens sechs Wochen nach Beginn
- Zahlung: Abgaben werden halbjährlich per Lastschrift eingezogen
- Abgaben: maximal 14,62 Prozent des Verdienstes
- Steuervorteil: 20 Prozent der Kosten, höchstens 510 Euro im Jahr
- Unfallversicherung: meldet die Minijob-Zentrale für Sie an
Wer eine Haushaltshilfe nicht anmeldet, begeht Schwarzarbeit und riskiert eine Geldbuße von bis zu 5.000 Euro.
Welche Absicherung bietet ein Minijob – und welche nicht?
Der Minijob deckt Rente und Unfall ab. Die Hilfe ist rentenversicherungspflichtig und zahlt einen Eigenanteil von 13,6 Prozent, sofern sie sich nicht befreien lässt.
Eine eigene Krankenversicherung entsteht durch den Minijob nicht. Kommt eine polnische Kraft nur für diesen Job nach Deutschland, fehlt ihr dieser Schutz. Prüfen Sie daher, ob sie bereits anderweitig versichert ist, etwa über eine Hauptbeschäftigung in Polen.
Auch Arbeitslosenversicherung gibt es im Minijob nicht. Für eine dauerhafte Betreuung mit mehr Stunden ist die sozialversicherungspflichtige Anstellung der passende Weg.
Entsendung: Welche Nachweise muss der ausländische Arbeitgeber liefern?
Im Entsendemodell müssen Sie wenig selbst anmelden, dafür prüfen Sie Verträge und Bescheinigungen genau. Die A1-Bescheinigung ist der wichtigste Beleg, die Meldung beim Zoll erledigt das polnische Unternehmen.
Vertragspartner, Arbeitgeberrolle und tatsächliche Entsendung prüfen
Eine echte Entsendung setzt voraus, dass die Pflegekraft aus Polen bei der polnischen Firma angestellt ist und nur vorübergehend in Deutschland arbeitet. Die Firma muss in Polen eine echte Geschäftstätigkeit haben. Ein Briefkasten genügt nicht.
Prüfen Sie diese Punkte im Vertrag:
- Name und Sitz des polnischen Arbeitgebers
- Bestätigung, dass die Betreuungskraft dort angestellt ist
- Dauer des Einsatzes
- Leistungsumfang und Arbeitszeiten
- Ansprechpartner für Vertretung und Wechsel
Die Firma bleibt weisungsbefugt. Geben Sie als Familie im Alltag zu viele Weisungen, rückt die Konstruktion in Richtung einer verdeckten Arbeitnehmerüberlassung. Halten Sie Ihre Wünsche deshalb vorab im Vertrag fest.
A1-Bescheinigung: Geltungszeitraum, Angaben und Aussagekraft kontrollieren
Das A1-Dokument belegt, dass die Betreuungskraft in Polen sozialversichert bleibt. Es wird von der polnischen Sozialversicherung ZUS ausgestellt. Eine Entsendung ist so bis zu 24 Monate möglich, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
Kontrollieren Sie auf der Bescheinigung:
- Name und Geburtsdatum stimmen mit dem Ausweis überein
- Arbeitgeber entspricht Ihrem Vertragspartner
- Gültigkeitszeitraum deckt den gesamten Einsatz ab
- Einsatzland ist Deutschland
Lassen Sie sich die A1-Bescheinigung vor Arbeitsbeginn vorlegen und heften Sie eine Kopie ab. Die Bescheinigung bindet deutsche Behörden in Fragen der Sozialversicherung. Sie sagt aber nichts darüber aus, ob Mindestlohn und Arbeitszeiten eingehalten werden.
Wer prüft und erfüllt mögliche Meldepflichten gegenüber dem Zoll?
Die Meldung beim Zoll ist Sache des ausländischen Arbeitgebers. Nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz müssen Firmen mit Sitz im Ausland für die Branche Pflegedienstleistungen eine schriftliche Anmeldung abgeben. Diese Meldung muss vor Beginn jeder Dienstleistung erfolgen, unabhängig von ihrer Dauer.
Ob eine Betreuung im Privathaushalt unter diese Branche fällt, hängt von den konkreten Tätigkeiten ab. Fragen Sie Ihren Vertragspartner, ob er gemeldet hat, und bitten Sie um eine Kopie.
Zudem gilt: Entsandte Beschäftigte haben Anspruch auf Einhaltung der allgemeinen Arbeitsbedingungen, in bestimmten Branchen sogar auf einen Branchen-Mindestlohn.
Welche Unterlagen sollten Familien bei Personalwechseln aktualisieren?
Bei osteuropäischen Betreuungskräften wechseln die Personen oft alle paar Wochen. Jeder Wechsel braucht neue Nachweise.
Fordern Sie bei jeder neuen Kraft an:
- neue A1-Bescheinigung auf deren Namen
- Kopie des Ausweises
- Bestätigung der Zoll-Meldung durch die Firma
- aktualisierte Einsatzplanung
Notieren Sie Ankunfts- und Abreisedatum. So passen Dokumente und tatsächliche Einsatzzeiten bei einer Kontrolle zusammen.
Selbstständige Betreuung: Welche Nachweise und Statusprüfungen sind erforderlich?
Bei selbstständigen Pflegekräften liegen die Anmeldungen bei der Betreuungskraft, das Risiko einer falschen Einstufung tragen aber auch Sie. Prüfen Sie Gewerbe, Steuernummer und A1-Status und klären Sie im Zweifel den Status amtlich.
Wer ist für Gewerbe, Steuern und Versicherungsnachweise verantwortlich?
Eine echte Selbstständige meldet selbst ein Gewerbe an, führt ihre Steuern ab und versichert sich. Sie stellt Ihnen Rechnungen mit Steuernummer.
Lassen Sie sich diese Nachweise zeigen:
- Gewerbeanmeldung in Deutschland oder Firmenregistrierung in Polen
- Steuernummer
- Nachweis einer Krankenversicherung
- eine Betriebshaftpflicht, falls vorhanden
Die Verbraucherzentrale empfiehlt dieses Modell nur sehr eingeschränkt. Gründe sind die Nähe zur Scheinselbstständigkeit und oft eine unzureichende Krankenversicherung. Mehr zu Chancen und Grenzen lesen Sie im Beitrag zur selbstständigen Betreuungskraft.
Wann ist bei grenzüberschreitender Tätigkeit eine A1-Bescheinigung relevant?
Ist die osteuropäische Pflegekraft in Polen selbstständig und arbeitet vorübergehend in Deutschland, braucht sie ebenfalls eine A1-Bescheinigung. Sie belegt, dass sie weiter in Polen versichert ist.
Voraussetzung ist eine echte Tätigkeit in Polen vor dem Einsatz. Hat die Betreuungskraft dagegen ihr Gewerbe in Deutschland angemeldet und lebt hier, gilt deutsches Recht. Eine A1-Bescheinigung aus Polen passt dann nicht.
Scheinselbstständigkeit erkennen und eine Statusfeststellung veranlassen
Scheinselbständigkeit liegt vor, wenn jemand formal selbstständig ist, aber wie eine Angestellte arbeitet. Der Zoll geht bei Betreuungskräften oft davon aus, weil sie bei der Familie leben, nicht frei über Arbeitszeiten bestimmen und Weisungen folgen.
Typische Warnzeichen:
- nur ein Auftraggeber, nämlich Ihre Familie
- feste Arbeitszeiten, die Sie vorgeben
- kein eigenes Arbeitsmaterial und keine eigene Werbung
- Bezahlung als festes Monatsgehalt
Wird Scheinselbstständigkeit festgestellt, gelten Sie rückwirkend als Arbeitgeber. Dann zahlen Sie Sozialversicherungsbeiträge nach, auch für vergangene Jahre. Sicherheit gibt ein Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung. Beantragen Sie es am besten innerhalb eines Monats nach Beginn der Tätigkeit.
Muss sich die Betreuungskraft beim Einwohnermeldeamt anmelden?
Ja, wenn sie länger bleibt oder bereits in Deutschland gemeldet ist. Die Fristen und Ausnahmen regelt das Bundesmeldegesetz, und Sie als Wohnungsgeber müssen dabei mitwirken.
Welche Fristen und Ausnahmen gelten bei einem Aufenthalt im Haushalt?
Grundsätzlich gilt: Wer eine Wohnung bezieht, meldet sich innerhalb von zwei Wochen an. Für eine Pflegekraft aus dem Ausland gibt es eine wichtige Ausnahme.
Wer im Inland sonst nicht gemeldet ist, muss sich erst anmelden, wenn der Aufenthalt länger als drei Monate dauert. Viele Pflegekräfte aus Polen arbeiten in Einsätzen von sechs bis zwölf Wochen und fallen damit unter diese Ausnahme.
Bei einer direkten Anstellung mit dauerhaftem Wohnen im Haushalt ist die Anmeldung dagegen fast immer fällig. Sie erleichtert auch Steuer- und Versicherungsfragen.
Ausweisdokument und Wohnungsgeberbestätigung vorbereiten
Für die Anmeldung braucht die polnische Betreuungskraft zwei Dokumente:
- gültiger Personalausweis oder Reisepass
- Wohnungsgeberbestätigung, die Sie als Wohnungsgeber ausstellen
In der Bestätigung stehen Ihr Name und Ihre Anschrift, das Einzugsdatum, die Adresse der Wohnung und die Namen der meldepflichtigen Personen. Vordrucke gibt es bei vielen Bürgerämtern online. Vielerorts ist ein Termin nötig, planen Sie daher etwas Vorlauf ein.
Was ist bei Abreise, erneutem Aufenthalt und einem Haushaltswechsel zu beachten?
Zieht die Betreuungskraft ins Ausland zurück, meldet sie sich innerhalb von zwei Wochen ab. Bei kurzen Pausen zwischen zwei Einsätzen im selben Haushalt kann die Anmeldung bestehen bleiben, wenn die Wohnung weiter genutzt wird.
Wechselt sie in einen anderen Haushalt in Deutschland, genügt die Anmeldung am neuen Ort. Die alte Wohnung wird dabei automatisch abgemeldet. Kommt eine neue Person, beginnt die Prüfung der Fristen für diese Person von vorn.
Welche Pflichten bleiben nach der Anmeldung bestehen?
Nach der Anmeldung zählen vor allem faire Bezahlung, erlaubte Arbeitszeiten und klare Aufgaben. Diese Regeln gelten unabhängig vom Modell, denn deutsches Arbeitsrecht schützt auch Betreuungskräfte aus dem Ausland.
Mindestlohn, Arbeitszeiten und Bereitschaft korrekt berücksichtigen
Jede gearbeitete Stunde muss mindestens mit dem Mindestlohn von 13,90 Euro bezahlt werden. Das gilt auch für Bereitschaftszeit, in der die Betreuungskraft im Haus auf Abruf sein muss.
Die Arbeitszeitregelung ist eng. Nach dem Arbeitszeitgesetz darf die tägliche Arbeitszeit an Werktagen durchschnittlich nicht mehr als 8 Stunden betragen, die Woche darf 48 Stunden nicht überschreiten. Bei einer 6-Tage-Woche stehen mindestens 24 Urlaubstage pro Jahr zu.
Dokumentieren Sie die Arbeitszeiten schriftlich. Ein einfacher Stundenzettel mit Beginn, Ende und Pausen reicht aus.
Warum eine einzelne Betreuungskraft keine durchgehende Versorgung leisten kann
Eine 24-Stunden-Pflege durch eine einzige Person ist rechtlich nicht möglich. Der Begriff „24-Stunden-Betreuung“ beschreibt nur, dass die Betreuungskraft im Haushalt wohnt.
Braucht Ihr Angehöriger auch nachts regelmäßig Hilfe, reicht eine 24-Stunden-Pflegekraft allein nicht aus. Sinnvoll ist ein Pflegemix aus:
- Betreuungskraft am Tag
- Angehörigen für Abende und Wochenenden
- ambulantem Pflegedienst
- Tages- oder Nachtpflege
Wie sich Nachteinsätze regeln lassen, beschreibt der Beitrag zur polnischen Pflegekraft in der Nacht.
Betreuungsaufgaben und medizinische Behandlungspflege sauber abgrenzen
Eine Betreuungskraft übernimmt Seniorenbetreuung, hauswirtschaftliche Versorgung und Teile der Grundpflege. Dazu gehören Waschen, Anziehen, Kochen, Einkaufen und Begleitung zum Arzt.
Medizinische Behandlungspflege ist der Pflegefachkraft vorbehalten. Dazu zählen Blutdruckmessen, die Vergabe von Medikamenten und das An- und Ausziehen von Kompressionsstrümpfen. Für solche Aufgaben beauftragen Sie zusätzlich einen ambulanten Pflegedienst, dessen Behandlungspflege der Arzt verordnet.
Schreiben Sie die Aufgaben in den Vertrag. So weiß jeder, was er tun darf.
Welche Kosten und Pflegeleistungen sollten Familien einplanen?
Für eine osteuropäische Hilfskraft in Vollzeit rechnet die Verbraucherzentrale mit 2.800 bis 3.500 Euro im Monat, bei Direktanstellung mit mindestens 2.800 Euro. Die Pflegekasse beteiligt sich ab Pflegegrad 2.
Bruttolohn, Arbeitgeberbeiträge und Dienstleistungsentgelt unterscheiden
Die Pflegekraft-Kosten setzen sich je nach Modell anders zusammen.
| Modell | Was Sie zahlen |
|---|---|
| Direktanstellung | Bruttolohn, Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Unfallversicherung, ggf. Lohnbüro |
| Entsendung | Monatliches Dienstleistungsentgelt an die polnische Firma, oft Vermittlungsgebühr |
| Selbstständigkeit | Honorar laut Rechnung |
In allen Modellen kommen Kost und Logis hinzu. Oft zahlen Familien auch Fahrtkosten, Telefon und Internet.
Bei der Direktanstellung gehen die Arbeitgeberbeiträge zusätzlich zum Bruttolohn an die Krankenkasse. Beim Entsendemodell steckt die Sozialversicherung in Polen bereits im Preis der Firma.
Pflegegeld ab Pflegegrad 2 für die Betreuung einsetzen
Ab Pflegegrad 2 zahlt die Pflegekasse Pflegegeld. Sie dürfen es frei verwenden, auch für die Bezahlung einer Betreuungskraft. Voraussetzung ist, dass die häusliche Pflege sichergestellt ist.
Das Pflegegeld deckt nur einen Teil der Kosten. Den Rest tragen Sie selbst, etwa aus Rente, Ersparnissen oder einer Pflegezusatzversicherung. Welche Beträge möglich sind, zeigt die Übersicht, was die Pflegekasse für eine polnische Pflegekraft übernimmt.
Bei einer Direktanstellung können Sie zusätzlich 20 Prozent der Kosten für eine haushaltsnahe Beschäftigung von der Steuer abziehen.
Wann kommen Verhinderungspflege und weitere Entlastungen infrage?
Verhinderungspflege hilft, wenn die Hauptpflegeperson ausfällt, etwa im Urlaub oder bei Krankheit. Seit Juli 2025 bilden Verhinderungs- und Kurzzeitpflege einen gemeinsamen Jahresbetrag von 3.539 Euro.
Bei Pflege zu Hause können Sie damit Lücken überbrücken, zum Beispiel während der Abreise einer Betreuungskraft. Weitere Hilfen sind:
- Entlastungsbetrag von 131 Euro monatlich für anerkannte Angebote
- Pflegesachleistungen für einen ambulanten Pflegedienst
- Tages- und Nachtpflege als eigenes Budget
Stellen Sie Anträge immer rechtzeitig bei der Pflegekasse.
Mit klaren Zuständigkeiten und vollständigen Nachweisen starten
Polnische Pflegekräfte legal beschäftigen gelingt, wenn Sie zuerst das Modell festlegen. Als direkter Arbeitgeber melden Sie Betriebsnummer, Unfallversicherung, Krankenkasse und Lohnsteuer selbst. Bei der Entsendung prüfen Sie die A1-Bescheinigung und die Zoll-Meldung der Firma. Bei Selbstständigkeit kontrollieren Sie Gewerbe, Steuernummer und Status.
Danach zählen Mindestlohn, Arbeitszeitgrenzen und klare Aufgaben. Eine Betreuungskraft allein deckt keinen Tag und keine Nacht rund um die Uhr ab. Planen Sie Pflegedienst und Angehörige mit ein.
Halten Sie alle Unterlagen in einem Ordner bereit und erneuern Sie sie bei jedem Personalwechsel. Weitere Hintergründe zu allen Modellen finden Sie im Überblick zur legalen Beschäftigung ausländischer Betreuungskräfte.
Häufige Fragen zu Anmeldung und Nachweisen
Muss ich eine entsandte polnische Betreuungskraft selbst bei einer deutschen Krankenkasse anmelden?
Nein. Entsandte osteuropäische Pflegekräfte bleiben in Polen sozialversichert, und ihr Arbeitgeber in Polen zahlt die Beiträge. Sie lassen sich die gültige A1-Bescheinigung zeigen und heften eine Kopie ab.
Was soll ich tun, wenn die A1-Bescheinigung zum Betreuungsbeginn noch fehlt?
Fordern Sie von der Firma schriftlich einen Nachweis, dass die A1-Bescheinigung bei der ZUS beantragt wurde. Reichen Sie die fertige Bescheinigung so schnell wie möglich in Ihren Ordner nach. Bleibt sie dauerhaft aus, sollten Sie den Vertrag überdenken, denn dann ist die Versicherung nicht belegt.
Kann eine Vermittlungsagentur die Arbeitgeber-Anmeldungen für mich erledigen?
Bei einer Direktanstellung bleiben die Arbeitgeberpflichten bei Ihnen, auch wenn eine Agentur oder ein Lohnbüro die Meldungen technisch übernimmt. Für Fehler haften Sie als Arbeitgeber. Wie eine seriöse Vermittlung von Pflegekräften arbeitet, sollten Sie vor Vertragsschluss prüfen.
Muss ich bei jedem Wechsel der Betreuungskraft neue Anmeldungen vornehmen?
Bei Direktanstellung ja: Sie melden die alte Kraft ab und die neue bei Krankenkasse und Unfallversicherung an. Bei Entsendung brauchen Sie für jede Person eine eigene A1-Bescheinigung. Die Meldung beim Einwohnermeldeamt hängt von der Aufenthaltsdauer der jeweiligen Person ab.
Wie korrigiere ich eine bisher unterbliebene Anmeldung?
Holen Sie die Anmeldung sofort nach und melden Sie den tatsächlichen Beginn der Beschäftigung. Rechnen Sie mit Nachzahlungen von Beiträgen und Steuern. Ein Steuerberater hilft, die Korrektur sauber abzuwickeln und Bußgeldrisiken zu senken.